Zadaci se odlažu i ne poštuju se rokovi – POSVEĆENOST – 17
Kada rokovi postanu fleksibilni, a odlaganje uobičajeno, tim ulazi u začarani krug stresa, kašnjenja i slabijih rezultata.
| « Prethodna kartica | Naredna kartica » |
Gde se vidi ovo ponašanje?
Hronično kašnjenje i konstantno odlaganje zadataka lako se primete u svakodnevnom radu tima:
- Zadaci se ne završavaju na vreme – rokovi se pomeraju bez jasnog razloga.
- Priprema za sastanke kasni – materijali stižu u poslednjem trenutku ili nikada.
- Ljudi čekaju „bolji trenutak“ – odlažu neugodne ili složene zadatke.
- Stres raste pred deadline – tim radi pod pritiskom jer nije počeo na vreme.
- Menadžer mora stalno da „vuče“ tim – bez njegove kontrole stvari stoje u mestu.
Šta je uzrok ovog ponašanja?
Razlozi zbog kojih ljudi odlažu zadatke i ne poštuju rokove najčešće su kombinacija organizacionih i ličnih faktora:
- Nejasni prioriteti – kada sve deluje „hitno“, ništa zaista ne bude urađeno na vreme.
- Nedostatak planiranja – ljudi ne razbijaju zadatke na manje korake.
- Strah od teškog zadatka – izbegavanje počinje kao emocionalna reakcija.
- Prokrastinacija – odlaganje postaje navika, čak i za jednostavne aktivnosti.
- Nizak osećaj odgovornosti – tim veruje da će rok „ionako biti pomeren“.
Kako ga sprečiti i prevazići?
Cilj je izgraditi kulturu u kojoj su rokovi realni, jasni i poštuju se bez potrebe za konstantnom kontrolom.
- Razbijte zadatke na manje korake – to smanjuje mentalni otpor i povećava osećaj napretka.
- Dogovorite realne rokove – uključite tim u definisanje vremena potrebnog za završetak.
- Kreirajte mini-deadline – kontrolne tačke koje sprečavaju nagomilavanje zadataka pred kraj.
- Koristite vizuelne alate (Kanban, task board) – svi vide u kojoj je fazi svaki zadatak.
- Uvedite ličnu i timsku odgovornost – jasno definišite posledice nepoštovanja rokova.
Koje komunikacione alate primeniti?
1. Dnevni ili nedeljni „Check-in“ sastanci
- Kratke statusne sesije sprečavaju da zadaci stoje nedeljama.
- Omogućavaju menadžeru da brže otkrije blokade.
2. Kanban tabla
- Vizuelno prikazuje sve zadatke, njihove faze i vlasnike.
- Povećava transparentnost i smanjuje mogućnost odlaganja.
3. Pravilo „prvo teški zadaci“ (Eat the frog)
- Težak zadatak se radi prvi, kada su fokus i energija najveći.
- Smanjuje prokrastinaciju i stres.
Korisni linkovi
- Kako unaprediti efikasnost i poštovanje rokova
- Treninzi za menadžere – postavljanje ciljeva i rokova
- Treninzi za zaposlene – organizacija vremena i fokusa
- How to Actually Start the Task You’ve Been Avoiding – HBR
- Procrastination – MindTools
- Liderstvo – poštovanje rokova i odgovornosti
| « Prethodna kartica | Naredna kartica » |
.
Unapredite timsku efikasnost
Kako da vaš tim prevaziđe skrivene prepreke koje koče njegovu efikasnost?
3-dnevna radionica unapređenja organizacionog zdravlja
- Kako da prepoznate konkretne probleme i izazove u timskom radu, uzajamnoj saradnji i međusobnoj komunikaciji zaposlenih?
- Kako da otkrijte uzroke ovih izazova i da ih uspešno rešite i prevaziđete, našim vizuelnim interaktivnim karticama “timske efikasnosti“?
Koristeći naše vizuelne kartice lako i brzo ćete odrediti prioritete i kreirati akcioni plan
Sa interaktivne radionice u Čačku