Sastanci su nam dosadni – KONFLIKT – 10
Kada su sastanci dosadni, ljudi dolaze telom, ali ne i glavom – a tada tim troši vreme umesto da pravi vrednost.
| « Prethodna kartica | Naredna kartica » |
Gde se vidi ovo ponašanje?
Dosadni sastanci imaju prepoznatljive simptome koje većina ljudi lako uočava:
- Ljudi gledaju u telefone ili laptop – prisutni su fizički, ali ne i mentalno.
- Stalno se ponavljaju iste teme – problemi se vrte u krug, bez jasnih odluka i zaključaka.
- Neki skoro nikad ne govore – iste osobe vode razgovor, dok ostali ćute i čekaju kraj.
- Sastanci traju duže nego što je potrebno – nema jasnog vremena, dinamike i strukture.
- Posle sastanka se malo toga promeni – nema jasnih zadataka, rokova i odgovornosti.
Šta je uzrok ovog ponašanja?
Najčešći uzroci dosadnih i neefikasnih sastanaka nalaze se u pripremi, vođenju i kulturi tima:
- Nema jasne svrhe – sastanak se organizuje „jer je tako uvek bilo“, a ne zato što postoji konkretan cilj.
- Nedostatak agende – niko ne zna tačno šta je tema, šta je prioritet i šta želimo da postignemo.
- Loše moderiranje – diskusija odluta, pojedinci dominiraju, a ključne teme ostaju na dnu liste.
- Previše sastanaka – kada je kalendar pretrpan, ljudi sastanke doživljavaju kao smetnju pravom poslu.
- Izostanak praćenja dogovora – ako se odluke ne sprovode, ljudi gube veru da sastanci imaju smisla.
Kako ga sprečiti i prevazići?
Cilj je da sastanci postanu svrhoviti, fokusirani i korisni svim učesnicima.
- Definišite svrhu svakog sastanka – informisanje, donošenje odluke, rešavanje problema, usklađivanje?
- Pripremite kratku agendu – nekoliko ključnih tačaka, sa vremenskim okvirima i vlasnicima tema.
- Poštujte vreme – počnite na vreme, završite na vreme, skratite gde je moguće.
- Završite sa „šta, ko, do kada“ – svaki sastanak treba da ima jasan set zadataka i rokova.
- Preispitajte potrebu za sastancima – možda se deo tema može rešiti mailom, chatom ili kratkim 1:1 razgovorom.
Koje komunikacione alate primeniti?
1. Standardizovana agenda
- Jednostavan template: svrha, teme, vreme po temi, odgovorna osoba, očekivani ishod.
- Šalje se učesnicima unapred kako bi došli pripremljeni.
2. Time-boxing diskusija
- Za svaku temu unapred se određuje maksimalno vreme.
- Pomaže da sastanak ostane dinamičan i fokusiran.
3. „Action list“ na kraju sastanka
- Na kraju se zajednički sumira: ko šta radi, do kada i kako se prati realizacija.
- Smanjuje osećaj da je sastanak „priča radi priče“.
Korisni linkovi
- Efikasni sastanci u okviru timskog rada
- Treninzi za menadžere – vođenje sastanaka
- Treninzi za zaposlene – komunikacija na sastancima
- Stop the Meeting Madness – HBR
- Running Effective Meetings – MindTools
- Liderstvo – 5-dnevni trening program menadžerskih veština
| « Prethodna kartica | Naredna kartica » |
.
Unapredite timsku efikasnost
Kako da vaš tim prevaziđe skrivene prepreke koje koče njegovu efikasnost?
3-dnevna radionica unapređenja organizacionog zdravlja
- Kako da prepoznate konkretne probleme i izazove u timskom radu, uzajamnoj saradnji i međusobnoj komunikaciji zaposlenih?
- Kako da otkrijte uzroke ovih izazova i da ih uspešno rešite i prevaziđete, našim vizuelnim interaktivnim karticama “timske efikasnosti“?
Koristeći naše vizuelne kartice lako i brzo ćete odrediti prioritete i kreirati akcioni plan
Sa interaktivne radionice u Beogradu