Procedure se ne sprovode efikasno

Procedure se ne sprovode efikasno – ODGOVORNOST – 27

Kada se procedure ne prate dosledno — nastaje haos, greške se ponavljaju, a tim gubi vreme i energiju.

Gde se vidi ovo ponašanje?

Neefikasno sprovođenje procedura predstavlja veliki izvor grešaka, konfuzije i frustracije u organizaciji. Iako su procedure kreirane da olakšaju rad, kada se ne prate dosledno — postaju izvor problema. Ovo ponašanje se najčešće vidi u sledećim situacijama:

Svako radi „na svoj način“ – čak i kada postoje definisani koraci i dokumentovana procedura.
Stalno se dešavaju iste greške – jer se ne koristi standardizovan proces koji bi ih sprečio.
Zaposleni preskaču korake – da bi „uštedeli vreme“, ali time zapravo stvaraju probleme.
Nova osoba u timu ne može lako da se uključi – jer procedure nisu jasne, ažurne ili primenljive.
Različiti timovi rade po različitim pravilima – pa saradnja postaje komplikovana.
Postoje procedure „na papiru“ koje niko ne primenjuje – jer su predugačke, zastarele ili nerealne.
Postoji otpor prema promenama – pa ljudi nastavljaju da rade po starim navikama.

Šta je uzrok ovog ponašanja?

Loše sprovođenje procedura ne nastaje slučajno — ono je najčešće posledica kombinacije nejasnih očekivanja, manjka odgovornosti i nedostataka u komunikaciji. Najčešći uzroci su:

Procedure nisu jasno napisane – predugačke su, nedovoljno konkretne ili konfuzne.
Zaposleni nisu obučeni – nisu naučeni kako i zašto se procedure primenjuju.
Nema kontrole i praćenja – pa ljudi vremenom prestaju da se pridržavaju pravila.
Nije objašnjeno „zašto“ – kada ljudi ne razumeju svrhu procedure, neće je poštovati.
Lideri ne daju dobar primer – ako menadžeri preskaču pravila, tim će ih sigurno ignorisati.
Procedure su zastarele – ne prate realne potrebe i proces rada.
Postoji otpor prema dokumentaciji – zaposleni radije rade iz navike nego po definisanom procesu.

Kako ga sprečiti i prevazići?

Da bi se procedure sprovodile dosledno i efikasno, potrebno je da budu jasne, razumljive i da imaju podršku tima. Implementacija procedura nije administrativna aktivnost — to je ključ stabilnosti i kvalitetnog rada.

Pojednostavite procedure
Procesi moraju biti jasni, konkretni i razumljivi, bez nepotrebnih koraka.
Komunicirajte svrhu procedure
Ljudi prihvataju pravila kada razumeju „zašto“ postoje.
Uvedite redovne treninge
Obučavanje zaposlenih je ključno da bi se procedure dosledno primenjivale.
Mapirajte proces na vizuelan način
Flowchart, dijagram toka, Kanban — vizuelni prikazi smanjuju greške.
Postavite jasnu kontrolu i praćenje
Ne radi se o „kontrolisanju ljudi“ već o osiguravanju kvaliteta.
Neka menadžeri uvek poštuju procedure
Primer lidera je najjača poruka timu.
Redovno revidirajte procedure
Kada proces zastari, on postaje smetnja umesto podrške.

Koje komunikacione alate primeniti?

1. Check-in / Check-out sastanci

Kratke dnevne ili nedeljne provere da li se procedure zaista primenjuju.
Održavaju disciplinu i podižu odgovornost.

2. SIPOC analiza

Identifikuje ključne korake u procesu i osvaja gde dolazi do odstupanja.
Koristi se u Lean i Six Sigma metodologiji.

3. Vizuelna standardizacija (kanban + radne instrukcije)

Poster, tabela ili digitalna tabla koja prikazuje tačne korake procesa.
Smanjuje greške i čini procedure intuitivnim.

Korisni linkovi

« Prethodna kartica

Naredna kartica »

Unapredite timsku efikasnost

Kako da vaš tim prevaziđe skrivene prepreke koje koče njegovu efikasnost?

3-dnevna radionica unapređenja organizacionog zdravlja

Kako da prepoznate konkretne probleme i izazove u timskom radu, uzajamnoj saradnji i međusobnoj komunikaciji zaposlenih?
Kako da otkrijte uzroke ovih izazova i da ih uspešno rešite i prevaziđete, našim vizuelnim interaktivnim karticama “timske efikasnosti“?

Koristeći naše vizuelne kartice lako i brzo ćete odrediti prioritete i kreirati akcioni plan

Sa interaktivne radionice u Zagrebu