Dogovoreni rokovi se ne poštuju

Dogovoreni rokovi se ne poštuju – ODGOVORNOST – 25

Kada rokovi padaju – poverenje, kvalitet i timska efikasnost padaju zajedno sa njima.

Gde se vidi ovo ponašanje?

Neispunjavanje rokova je jedna od najvidljivijih disfunkcija u timskom radu, jer direktno utiče na kvalitet isporuka, poverenje među članovima tima i reputaciju organizacije. Ovo ponašanje se može videti u brojnim svakodnevnim situacijama:

Rokovi se stalno pomeraju – zadaci se završavaju kasnije nego što je planirano, bez jasnog objašnjenja.
Zadatak „stoji“ kod jedne osobe – a ostatak tima čeka da može da nastavi svoj deo posla.
Ljudi izbegavaju da priznaju da neće stići – pa se problem saopštava tek na kraju, kada je kasno da se nešto popravi.
Sastanci počinju sa izgovorima, ne sa napretkom – „Nisam stigao”, „Dogodile su se nepredviđene stvari”, „Biće gotovo do sutra.”
Planovi ne služe za koordinaciju – već se koriste samo formalno, bez praćenja.
Timski projekti kasne jer pojedinci rade po sopstvenom ritmu – bez uvažavanja drugih članova tima.
Ljudi preuzimaju previše obaveza – ali ih ne završavaju na vreme.

Šta je uzrok ovog ponašanja?

Uzroci nepoštovanja rokova su kombinacija individualnih navika, slabosti u planiranju, loše komunikacije i nedostatka lične odgovornosti. Najčešći uzroci su:

Nejasna očekivanja – rokovi nisu dovoljno precizno dogovoreni, ili nisu shvaćeni kao „čvrsti“.
Loše upravljanje vremenom – ljudi ne procenjuju realno koliko im je vremena potrebno.
Nedostatak prioriteta – zaposleni rade na onome što je hitno, ali ne i na onome što je važno.
Strah od priznanja problema – ljudi kasno obaveštavaju tim da kasne jer se plaše negativne reakcije.
Nedovoljno praćenje napretka – zadaci se prate samo usmeno, bez vidljive kontrole.
Preopterećenost – kada jedna osoba radi previše, rokovi počinju da trpe.
Kultura bez posledica – ako kašnjenje ne povlači odgovornost, navika se ponavlja.
Neadekvatna koordinacija među timovima – kada zavisnosti nisu jasno definisane.

Kako ga sprečiti i prevazići?

Rokovi se mogu početi poštovati samo ako tim uvede disciplinu, jasne dogovore i transparentnu komunikaciju. Ovo su ključni koraci u prevazilaženju problema:

Dogovarajte SMART rokove
Rokovi moraju biti specifični, merljivi, dostižni, relevantni i vremenski određeni.
Uvedite „mini rokove“
Velike zadatke podelite u manje korake kako bi napredak bio vidljiv i lakši za praćenje.
Komunicirajte unapred — ne kada je kasno
Kašnjenje je manji problem od iznenađenja. Pravovremena informacija omogućava korekciju.
Dogovorite zajednički sistem praćenja
Trello, Asana, Monday, MS Planner — bitno je da svi vide status zadataka u realnom vremenu.
Razjasnite zavisnosti
„Čekam Marka da završi svoj deo” mora biti vidljivo svima.
Uvedite kulturu odgovornosti
Nije cilj kazna — već da svako razume kako njegovo kašnjenje utiče na sve ostale.
Procena kapaciteta
Timski procenite koliko svako može da preuzme bez prezasićenja.

Koje komunikacione alate primeniti?

1. „Rana eskalacija“ – pravilo 24 sata

Ako shvatite da kasnite, obavestite tim odmah, a ne u poslednji čas.
Daje timu mogućnost da se reorganizuje.

2. Komunikaciona matrica očekivanja

Ko šta radi i do kada? Ko kome daje informaciju o napretku?
Jasna podela uloga sprečava kašnjenja.

3. Dnevne ili nedeljne „stand-up“ mini provere

Kratki pregledi statusa pomažu da se na vreme vidi da neki zadatak kasni.
Povećava odgovornost i transparentnost.

Korisni linkovi

« Prethodna kartica

Naredna kartica »

Unapredite timsku efikasnost

Kako da vaš tim prevaziđe skrivene prepreke koje koče njegovu efikasnost?

3-dnevna radionica unapređenja organizacionog zdravlja

Kako da prepoznate konkretne probleme i izazove u timskom radu, uzajamnoj saradnji i međusobnoj komunikaciji zaposlenih?
Kako da otkrijte uzroke ovih izazova i da ih uspešno rešite i prevaziđete, našim vizuelnim interaktivnim karticama “timske efikasnosti“?

Koristeći naše vizuelne kartice lako i brzo ćete odrediti prioritete i kreirati akcioni plan

Sa interaktivne radionice u Novom Pazaru