Informacije se ne dele na vreme – KOMUNIKACIJA – 47
Kada informacije kasne, kasne i zadaci — a kada zadaci kasne, povlači se ceo tim.
| « Prethodna kartica | Naredna kartica » |
Gde se vidi ovo ponašanje?
Kada informacije ne stižu na vreme, tim gubi sposobnost da efikasno radi. Zaposleni stalno reaguju „u poslednjem trenutku“, prave greške i donose odluke bez svih podataka. Ovo ponašanje se vidi u brojnim situacijama:
- Kolege saznaju važne informacije tek kada nešto krene po zlu — umesto unapred.
- Zadaci kasne jer informacije potrebne za početak rada stižu prekasno.
- Članovi tima prave duple greške — jer nisu znali da je nešto već urađeno, promenjeno ili otkazano.
- Ljudi donose odluke „na slepo“ — bez svih podataka.
- Pojavljuje se frustracija — jer se stalno „gasi požar“.
- Informacije se „zadržavaju“ kod pojedinaca koji odlučuju kada i kome će ih proslediti.
- Atmosfera nepoverenja raste — jer se čini kao da su informacije namerno uskraćene.
- Komunikacioni haos — zaposlenima nije jasno ko treba koga da informiše i kada.
Šta je uzrok ovog ponašanja?
Kašnjenje sa deljenjem informacija najčešće nije rezultat loše namere, već loše organizacije i nedefinisanih pravila. Uzroci su:
- Nejasni kanali komunikacije — ljudi ne znaju gde i kako treba deliti informacije.
- Nedefinisana očekivanja — nije jasno šta „mora“ da se podeli, a šta ne.
- Zadržavanje informacija iz straha ili potrebe za kontrolom — pojedinci imaju potrebu da budu „čuvari informacija“.
- Preopterećenost — zaposleni jednostavno zaborave da prenesu važne informacije.
- Loše navike u komunikaciji — nedostatak discipline i strukture.
- Rasute informacije na više kanala — mejlovi, poruke, Teams, Viber, Excel tabele…
- Izostanak kulture transparentnosti — ako se informacije dele samo „po potrebi“, tim nikada ne zna šta je aktuelno.
Kako ga sprečiti i prevazići?
Da bi informacije stizale na vreme, mora postojati struktura, rola i navika. Najefikasniji koraci uključuju:
- Definišite jasne komunikacione kanale
Šta ide na mejl, šta u projektni alat, šta se saopštava na sastanku? - Postavite pravilo „informacije u roku od 24h“
Sve relevantne promene dele se odmah, a ne kada neko pita. - Uvedite odgovornu osobu
Svaki projekat treba da ima nosioca komunikacije. - Kreirajte jedinstveno mesto za informacije
SharePoint, Teams kanal, CRM, Google Drive — ali jedno mesto, ne pet. - Koristite kratke nedeljne brifinge
Dovoljno je 10 minuta da se prenesu sve važne novosti. - Uvedite standard beleženja informacija
Npr: ko? šta? do kada? zašto je važno? - Obučite tim za efikasnu komunikaciju
Veštine jasnog, kratkog i tačnog prenosa informacija su ključne.
Koje komunikacione alate primeniti?
1. „Information Flow Map“
- Alat kojim se mapira kako informacije trenutno teku kroz tim.
- Pokazuje gde nastaju uska grla ili kašnjenja.
2. Standardizovane „Update poruke“
- Jedan format za sve — brže, jasnije, bez propuštanja.
- Primena: na projektima, u timovima, u menadžmentu.
3. „Daily / Weekly Sync“
- Kratki ritmi sastanaka koji sprečavaju gubljenje informacija.
- Pomažu da se ništa ne „zaglavi“ kod pojedinca.
Korisni linkovi
- Efikasna komunikacija u organizaciji
- Bolji procesi i saradnja u timu
- Preventing Communication Overload – HBR
- Communication Strategies – MindTools
- Clarity in Leadership – Forbes
- Liderstvo – jasna komunikacija i vođenje
| « Prethodna kartica | Naredna kartica » |
.
Unapredite timsku efikasnost
Kako da vaš tim prevaziđe skrivene prepreke koje koče njegovu efikasnost?
3-dnevna radionica unapređenja organizacionog zdravlja
- Kako da prepoznate konkretne probleme i izazove u timskom radu, uzajamnoj saradnji i međusobnoj komunikaciji zaposlenih?
- Kako da otkrijte uzroke ovih izazova i da ih uspešno rešite i prevaziđete, našim vizuelnim interaktivnim karticama “timske efikasnosti“?
Koristeći naše vizuelne kartice lako i brzo ćete odrediti prioritete i kreirati akcioni plan
Sa interaktivne radionice u Beogradu